Коронавирус болезненно ударил по работодателям, но также послужил мощным толчком для диджитализации и трансформации бизнес-процессов в компаниях. Мы все стали свидетелями небывалого бума удаленной работы: на момент подготовки данного материала более 80% россиян по рекомендации работодателей перешли на домашний режим работы. Об этом говорят данные недавно проведенного опроса HeadHunter.

Удаленные команды всегда требуют особых подходов в коммуникациях, но сейчас в организации работы с ними возникла масса дополнительных преград в связи с пандемией. InterComm выяснил, какие меры предпринимают российские компании для организации удаленной работы сотрудников, с каким проблемами им приходится сталкиваться и какие инструменты коммуникаторы используют для поддержания взаимодействия с распределенными командами.

«Чат-бот ЁЖ мониторит эффективность удаленной работы и даже измеряет настроение сотрудников»

Вероника Луцкина, партнер, руководитель практики «HR-маркетинг», ЭКОПСИ

У всех на слуху словосочетание Employee Journey Map (EJM) – карта путешествия сотрудника. Рассматривая сотрудника как внутреннего клиента организации, можно оценить и визуализировать качество его взаимодействия с компанией в значимых «точках контакта», используя правильно настроенные метрики.

Сейчас же подход EJM может стать важным подспорьем для внутренних коммуникаторов в работе с удаленными командами: с одной стороны, для отслеживания состояния сотрудников – чтобы быстро и эффективно отреагировать на какие-то проблемы; с другой стороны – все опросы для EJM сами становятся такими «точками контакта», особенно если сбор информации правильно организовать.

Основной инструмент – «термометр» для составления Employee Journey Map в ЭКОПСИ – это чат-бот EJ, или ЁЖ. Наш ЁЖ может рассказать самую важную информацию о компании и ответить на вопросы сотрудника, или реализовать опросы по типу real time feedback. Сейчас, в период неопределенности, такие пульс-опросы можно использовать двусторонне – и для сбора обратной связи, и для повышения боевого духа команды. Например, сейчас мы запускаем ЕЖа для мониторинга эффективности перехода на дистанционный формат работы. А информирование тоже очень актуально – ЁЖ быстро и в вовлекающей форме донесет информацию о новых правилах, даст простые инструкции.

Наш чат-бот имеет собственный характер — он имитирует процесс общения с собеседником и при этом собирает важную информацию: оценивает качество наших сервисов, которые обеспечивают удаленную работу, узнает, какими инструментами для удаленной работы пользуются сотрудники чаще всего, уточняет потребности сотрудников в технической поддержке и т. п. Также есть возможность измерить настроение и понять, из-за чего сейчас сотрудники переживают, и придумать, как можно их поддержать.

«Очень важен контроль состояния сотрудников в условиях неопределенности»

Андрей Онучин, партнер, руководитель практики «Социология бизнеса», ЭКОПСИ

Даже в самой регламентированной организации существует ряд вопросов, которые раньше решались на уровне личного общения. Сотрудники могли обсудить их в офисе, за обедом, в курилке и тем самым поддержать необходимый контакт. Сейчас это стало невозможно, и поэтому привлекаются вспомогательные ресурсы, компенсирующие утраченные возможности и направленные на поддержание работы удаленных команд.

Это различные инструменты обратной связи: real time feedback, или оценка эффективности межфункционального взаимодействия. Это и проведение различных пульс-опросов, в которых измеряется степень работоспособности сотрудников. Одно дело, когда они работают в офисе и руководителю проще оценить состояние своих подчиненных и качество их работы, а другое – когда все распределены удаленно. Сейчас остро необходим инструмент, который позволит выявить проблемные моменты в работе персонала и выстроить систему для оказания необходимой поддержки и помощи.

Очень важен контроль состояния сотрудников в условиях неопределенности, оперативное отслеживание уровня тревоги или, образно говоря, способности к мобилизации. В компаниях для этого чаще всего начинают вводить текущие совещания в онлайн-режиме – для того, чтобы люди почувствовали себя частью команды, как и прежде могли обсудить рабочие планы и их недельные результаты.

Кроме того, есть целый ряд мероприятий, направленных на поддержание культурного фона. Это может быть не рабочее совещание, а именно «общение ради общения»: «кофе онлайн», или «зарядка», или смешной мем, который кто-то высылает в общий чат, или в команде специально выделяется время на просмотр интересного ролика с его последующим обсуждением.

Таким образом, для организации удаленной работы необходимы три компонента:

• четко регламентированный пул задач;
• поддержка практик взаимодействия, которые затруднены в онлайн-режиме;
• и в целом, поддержание психологического климата и культуры компании.