ПОЛИТИКА В ОТНОШЕНИИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ АО «ЭКОПСИ»

1. Общие положения

Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных (далее — Политика) подготовлена в соответствии с п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона «О персональных данных» №152-ФЗ от 27 июля 2006 г. (далее — 152-ФЗ «О персональных данных»), определяет случаи и особенности обработки персональных данных в АО «ЭКОПСИ» (далее — Компания) и направлена на обеспечение законных прав и свобод субъектов персональных данных.

Настоящая Политика составлена с учетом рекомендаций Роскомнадзора по составлению документа, определяющего политику оператора в отношении обработки персональных данных, в порядке, установленном 152-ФЗ «О персональных данных».

2. Основные понятия, используемые в Политике

Автоматизированная обработка персональных данных — обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;

Блокирование персональных данных — временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);

Уничтожение персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;

Информационная система персональных данных — совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;

Обезличивание персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;

Обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций) с персональными данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без их использования.

Оператор персональных данных — государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;

Персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);

Предоставление персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;

Субъект персональных данных — физическое лицо, которое прямо или косвенно определено, или определяемо с помощью персональных данных;

Распространение персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;

3. Принципы и цели обработки персональных данных

Компания, являясь оператором персональных данных, осуществляет обработку персональных данных работников и других субъектов персональных данных, не состоящих с Компанией в трудовых отношениях.

Обработка персональных данных в Компании осуществляется с учетом необходимости обеспечения защиты прав и свобод работников и других субъектов персональных данных, в том числе защиты права на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, на основе следующих принципов:

• обработка персональных данных осуществляется на законной и справедливой основе;

• обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей;

• не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;

• не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой;

• обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки;

• содержание и объем обрабатываемых персональных данных соответствует заявленным целям обработки. Не допускается избыточность обрабатываемых персональных данных по отношению к заявленным целям их обработки;

• при обработке персональных данных обеспечиваются точность персональных данных, их достаточность, а B необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. Компания принимает необходимые меры либо обеспечивает их принятие по удалению или уточнению неполных или неточных персональных данных;

• хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем того требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных;

• обрабатываемые персональные данные уничтожаются либо обезличиваются по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

4.3. Персональные данные обрабатываются в Компании в целях:

• обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, локальных нормативных актов;

• осуществления функций, полномочий и обязанностей, возложенных законодательством Российской Федерации, в том числе по предоставлению персональных данных в органы государственной власти, в Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации, а также в иные государственные органы;

• регулирования трудовых отношений с работниками (содействие в трудоустройстве, обучение, обеспечение личной безопасности, контроль количества и качества выполняемой работы‚ обеспечение сохранности имущества);

• предоставления работникам дополнительных гарантий и компенсаций, в том числе добровольного медицинского страхования, медицинского обслуживания и других видов социального обеспечения;

• защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъектов персональных данных;

• подготовки, заключения, исполнения и прекращения договоров с контрагентами;

• обеспечения пропускного и внутриобъектового режима;

• исполнения судебных актов, актов других органов или должностных лиц, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Российской Федерации об исполнительном производстве;

• осуществления прав и законных интересов в рамках осуществления видов деятельности, предусмотренных Уставом и иными локальными нормативными актами;

• в иных законных целях.

4. Правовые основания обработки персональных данных

• Трудовой кодекс Российской Федерации;

• Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»;

• Указ Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера»;

• постановление Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 r. № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»;

• постановление Правительства Российской Федерации от 06 июля 2008 г. № 512 «Об утверждении требований K материальным носителям биометрических персональных данных и технологиям хранения таких данных вне информационных систем персональных данных»;

• постановление Правительства Российской Федерации от 01 ноября 2012 г. № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»;

• приказ ФСТЭК России от 18 февраля 2013 г. № 21 «Об утверждении состава и содержания организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»;приказ Роскомнадзора от 05 сентября 2013 г. № 996 «Об утверждении требований и методов по обезличиванию персональных данных»;

• иные нормативные правовые акты Российской Федерации и нормативные документы уполномоченных органов государственной власти.

5. Правила обработки персональных данных

В Компании осуществляется обработка только тех персональных данных, которые представлены в утвержденном Перечне персональных данных, обрабатываемых в Компании.

В Компании осуществляется обработка следующих категорий субъектов персональных данных:

• кандидатов на вакантные должности;

• работников;

• родственников работников;

• работников, работающих по гражданско-правовым договорам;

• представителей контрагентов-юридических лиц;

• контрагентов-индивидуальных предпринимателей;

• работников клиентов.

• расовая принадлежность;

• политические взгляды;

• философские убеждения;

• состояние здоровья;

• состояние интимной жизни;

• национальная принадлежность;

• религиозные убеждения.

Компания в ходе своей деятельности может предоставлять персональные данные субъектов третьим лицам только с согласия самого субъекта, за исключением случаев, установленных федеральным законодательством Российской Федерации.

Обработка биометрических персональных данных допускается только при наличии согласия в письменной форме субъекта персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

В Компании не осуществляется трансграничная передача персональных данных (передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу).

В Компании запрещено принятие решений относительно субъектов персональных данных на основании исключительно автоматизированной обработки их персональных данных.

В Компании не осуществляется обработка данных о судимости субъектов.

Обработка персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, осуществляется на основании согласия субъекта персональных данных на распространение с соблюдением установленных субъектом персональных данных запретов и условий на обработку персональных данных.

6. Права и обязанности субъекта персональных данных

Субъект персональных данных имеет право:

• свободно, своей волей и в своем интересе предоставлять свои персональные данные и давать согласие на их обработку;

• отзывать свое согласие на обработку персональных данных;

• получать информацию, касающуюся обработки его персональных данных в порядке, форме и в сроки, установленные законодательством о персональных данных;

• требовать уточнения своих персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, недостоверными, незаконно полученными, не являются необходимыми для заявленной цели обработки или используются в целях, не заявленных ранее;

• заявлять возражение против решения, принятого исключительно на основании автоматизированной обработки персональных данных;

• обжаловать действия или бездействие Компании в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке, если считает, что Компания осуществляет обработку его персональных данных с нарушением требований 152-ФЗ «О персональных данных» или иным образом нарушает его права и свободы;

• иные права, предусмотренные законодательством о персональных данных.

Субъект персональных данных обязан:

• сообщать Компании достоверную информацию о себе;

• сообщать Компании об изменении своих персональных данных.

7. Права и обязанности Компании при обработке персональных данных

Компания обязана:

• нe раскрывать и не распространять персональные данные без согласия субъектаперсональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации;

• предоставлять субъекту персональных данных или его представителю возможность ознакомления с обрабатываемыми персональными данными субъекта;

• разъяснить субъекту персональных данных юридические последствия отказа предоставить персональные данные, если предоставление персональных данных является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации;

• если персональные данные получены не от субъекта персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных 152-ФЗ «О персональных данных», до начала обработки таких персональных данных Компании обязан предоставить субъекту персональных данных следующую информацию:

• • наименование и адрес местонахождения Компании;

  • цель обработки персональных данных и ее правовое основание;

  • предполагаемые пользователи персональных данных;

  • права субъекта персональных данных;

  • о источник получения персональных данных.

• обеспечить запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение персональных данных граждан Российской Федерации с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации, за исключением случаев, указанных B 152-ФЗ «О персональных данных»;

• разъяснить субъекту персональных данных порядок принятия решения на основании исключительно автоматизированной обработки его персональных данных и возможные юридические последствия такого решения, предоставить возможность заявить возражение против такого решения;

• принимать необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных;

• сообщать в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных по запросу этого органа необходимую информацию в течение тридцати дней с даты получения такого запроса;

• осуществлять обработку запросов субъектов персональных данных в соответствии с порядком, установленным B настоящей Политики;

• устранять нарушения законодательства, допущенные при обработке персональных данных, по уточнению, блокированию и уничтожению персональных данных.

Компания имеет право:

• в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных продолжить их обработку без согласия субъекта персональных данных при наличии правовых оснований, установленных законодательством Российской Федерации;

• получить персональные данные от лица, не являющегося субъектом персональных данных, при условии предоставления подтверждения наличия правовых оснований, установленных законодательством Российской Федерации.

8. Порядок и условия обработки персональных данных

Компания осуществляет сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), блокирование, удаление и уничтожение персональных данных.

Обработка персональных данных осуществляется следующими способами:

• неавтоматизированная обработка персональных данных;

• автоматизированная обработка персональных данных;

• смешанная обработка персональных данных. 

Решение, порождающее юридические последствия B отношении субъекта персональных данных или иным образом затрагивающее его права и законные интересы, может быть принято на основании исключительно автоматизированной обработки его персональных данных только при наличии согласия в письменной форме субъекта персональных данных или в случаях, предусмотренных федеральными законами, устанавливающими также меры по обеспечению соблюдения прав и законных интересов субъекта персональных данных.

8.1. — Хранение персональных данных

Персональные данные субъектов персональных данных хранятся как на машинных (электронных), так и на бумажных носителях персональных данных.

Бумажные носители персональных данных хранятся только B местах, определенных в перечне мест хранения бумажных носителей персональных данных Компании.

Документы на бумажных носителях хранятся в папках в надежно запираемых сейфах/шкафах в помещениях Компании, электронные носители хранятся в специально выделенных помещениях, доступ к которым предоставляется работникам в соответствии с исполняемыми должностными обязанностями.

Сроки обработки персональных данных регламентированы в соответствии с:

• целями обработки персональных данных;

• договором, стороной которого является субъект персональных данных;

• сроком исковой давности.

Прекращение обработки персональных данных осуществляется по истечении установленных сроков обработки персональных данных, при отзыве согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных (за исключением случаев, когда Компания вправе продолжить обработку персональных данных на ином правовом основании), при достижении цели обработки персональных данных или утрате необходимости в достижении цели, а также при выявлении неправомерной обработки персональных данных.

8.2. — Условия передачи персональных данных

Компания вправе поручить обработку персональных данных другому лицу с согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом, на основании заключаемого договора.

Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению Компании, обязано соблюдать принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные 152-ФЗ «О персональных данных» и настоящей Политикой.В соответствии с требованиями 152-ФЗ «О персональных данных» в договорах с лицами, осуществляющими обработку персональных данных по поручению Компании, определен перечень действий (операций) с персональными данными, которые будут совершаться лицом, осуществляющим обработку персональных данных, и цели обработки, установлены обязанности такого лица соблюдать конфиденциальность персональных данных и обеспечивать безопасность персональных данных при их обработке, указываются требования к защите обрабатываемых персональных в соответствии с 152-ФЗ «О персональных данных».

Персональные данные субъектов персональных данных передаются следующим третьим лицам: ООО «ЭКОПСИ Текнолоджис».

8.3. — Обеспечение конфиденциальности и безопасности персональных данных при их обработке

Безопасность персональных данных, обрабатываемых Компанией, обеспечивается принятием правовых, организационных и технических мер, определенных действующим законодательством Российской Федерации, а также внутренними нормативными документами Компании в области защиты информации.

Обеспечение Компанией защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных достигается, в частности, следующими принятыми мерами:

• назначение лица, ответственного за организацию обработки персональных данных;

• назначение лица, ответственного за обеспечение безопасности персональных данных, обрабатываемых в информационных системах персональных данных,

• назначение администратора информационной безопасности ИСПДн;

• определение перечня работников, имеющих доступ K персональным данным;

• разработка и утверждение организационно-распорядительных документов, определяющих порядок обработки персональных данных;

• определение перечня мест хранения материальных носителей персональных данных;

• организация порядка уничтожения персональных данных по истечении срока их обработки;

• учет машинных носителей персональных данных;

• определение yгpoз безопасности персональных данных при их обработке, формирование на их основе модели угроз;

• проведение внутренних проверок за соблюдением требований по обеспечению безопасности персональных данных;

• ознакомление работников Компании, осуществляющих обработку персональных данных, с требованиями законодательства Российской Федерации, организационно-распорядительными документами Компании, определяющими порядок обработки и обеспечения безопасности персональных данных;

• повышение уровня осведомленности работников о требованиях по обеспечению безопасности персональных данных;

• проведение оценки вреда, который может быть причинен субъектам персональных данных в случае нарушения 152-ФЗ «О персональных данных», соотношение указанного вреда и принимаемых мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных 152-ФЗ «О персональных данных»;

• физическая защита помещений, в которых осуществляется обработка персональных данных (пропускной режим, видеонаблюдение);

• обеспечение антивирусной защиты информационных систем персональных данных;

• обновление программного обеспечения на регулярной основе;

• защита сетевой инфраструктуры (разграничение доступа, межсетевое экранирование);

• обеспечение отказаустойчивости и резервного копирования;

• определение правил доступа K персональным данным, обрабатываемых в информационных системах персональных данных;

• регистрация и учет событий информационной безопасности;

• определение порядка реагирования на инциденты информационной безопасности;

• проведение внешних тестирований на проникновение;

• применение прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации;

• проведение оценки эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных до ввода в эксплуатацию информационной системы персональных данных.

Обеспечение конфиденциальности персональных данных, обрабатываемых Компанией, является обязательным требованием для всех работников Компании, допущенных к обработке персональных данных в связи с исполнением трудовых обязанностей. Все работники, имеющие действующие трудовые отношения, деятельность которых связана с получением, обработкой и защитой персональных данных, подписывают соглашение о конфиденциальности, проходят инструктажи по обеспечению информационной безопасности под подпись и несут персональную ответственность за соблюдение требований по обработке и обеспечению безопасности персональных данных.

8.4. — Порядок обработки запросов субъектов персональных данных

Субъект персональных данных может обращаться в Компанию по вопросам обработки своих персональных данных B следующих случаях:

• для получения информации, касающейся обработки его (субъекта) персональных данных;

• для уточнения своих персональных данных, их блокирования или уничтожения, если они являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными либо не являются необходимыми для заявленной цели обработки;

• для подачи жалобы на неправомерную обработку Компанией eгo (субъекта)персональных данных;

• для отзыва своего согласия на обработку персональных данных.

Согласно требованиям 152-ФЗ «О персональных данных» запрос должен содержать, в частности:

• серию, номер документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных (его представителя), сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

• сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в отношениях с Компанией (номер договора, дата заключения договора, условное словесное обозначение и (или) иные сведения), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных Компанией;

• подпись субъекта персональных данных (его представителя);

• в случае, если запрос направлен представителем субъекта персональных данных, он должен содержать документ (копию документа), подтверждающий полномочия данного представителя.

В случае отзыва субъектом персональных данных данного им согласия на обработку персональных данных соответствующий запрос должен соответствовать условиям, указанным в таком согласии.

Запросы субъектов персональных данных или их представителей принимаются по адресу: 127015, Москва, ул. Новодмитровская, д. 2, корп. 1.

Также запрос, подписанный электронной подписью, может быть направлен на адрес электронной почты: info@ecopsy.ru.

Ответ на запрос направляется субъекту персональных данных или его представителю в срок, не превышающий 30 (тридцать) дней со дня обращения.

При отказе в предоставлении информации или осуществления действия, отраженного в запросе, субъекту направляется мотивированный ответ, содержащий ссылку на положение части 6 статьи 14 152-ФЗ «О персональных данных» или иного федерального закона, являющееся основанием для такого отказа, в срок, He превышающий 30 (тридцати) дней со дня обращения субъекта персональных данных или его представителя.

Субъект персональных данных может повторно обратиться в Компанию для получения информации, касающейся обработки его (субъекта) персональных данных не ранее, чем через 30 (тридцать) дней после первоначального обращения или направления первоначального запроса. В случае, если субъекту персональных данных была предоставлена информация не в полном объеме Mo результатам рассмотрения первоначального обращения, субъект может повторно обратиться в Компанию раньше установленного срока, указав обоснование направления повторного запроса.

Компания вправе отказать субъекту персональных данных в выполнении повторного запроса при наличии доказательств обоснованности отказа.

В случае выявления неправомерной обработки персональных данных или неточных персональных данных Компания обеспечивает блокирование персональных данных (в том числе при обработке персональных данных другим лицом, действующим по поручению Компании), на период проведения проверки.

В случае подтверждения факта неточности персональных данных Компания обеспечивает уточнение персональных данных (в том числе при обработке персональных данных другим лицом, действующим по поручению Компании), в течение 7 (семи) рабочих дней со дня представления таких сведений и снимает блокирование персональных данных.

В случае выявления неправомерной обработки персональных данных Компания в срок, не превышающий 3 (трех) рабочих дней с даты этого выявления, обеспечивает прекращение неправомерной обработки персональных данных (B том числе при обработке персональных данных другим лицом, действующим по поручению Компании). В случае, если обеспечить правомерность обработки персональных данных невозможно, Компания в срок, нe превышающий 10 (десяти) рабочих дней с даты выявления неправомерной обработки персональных данных, обязана уничтожить такие персональные данные или обеспечить их уничтожение. Об устранении допущенных нарушений или об уничтожении персональных данных Компания обязана уведомить субъекта персональных данных или его представителя, либо уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных (если запрос был направлен указанным органом).

В случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку его персональных данных Компания обеспечивает уничтожение персональных данных (в том числе при обработке персональных данных третьим лицом, действующим по поручению Компании), в срок, нe превышающий 30 (тридцати) дней с даты поступления указанного отзыва (за исключением случаев мотивированного отказа в отзыве согласия, установленных законодательством Российской Федерации).

По истечению сроков хранения персональных данных, установленных в настоящей Политики, Компания обеспечивает уничтожение персональных данных (в том числе при обработке персональных данных третьим лицом, действующим по поручению Компанией), в срок, не превышающий 30 (тридцати) дней.

В случае отсутствия возможности уничтожения персональных данных в течение установленного срока, Компания обеспечивает блокирование таких персональных данных (в том числе при обработке персональных данных третьим лицом, действующим по поручению Компании), и обеспечивает уничтожение персональных данных в срок не более чем 6 (шесть) месяцев, если иной срок не установлен законодательством Российской Федерации.

9. Заключительные положения

Настоящая Политика является общедоступным документом и подлежит размещению в общем доступе в офисе Компании и на сайте.

В случае неисполнения положений настоящей Политики — Компания — несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.Ответственность должностных лиц Компании, имеющих доступ к персональным данным, за невыполнение требований HOPM, регулирующих обработку и защиту персональных данных, определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации и внутренними нормативными и организационно-распорядительными документами Компании.